3.2.1 Tugas dan Wewenang

1.        Kepala Perpustakan

a.          Bertanggung jawab terhadap perpustakaan

b.          Memberikan pelayanan kepada peminjam buku

c.          Membuat proposal pengajuan buku perpustakaan

d.        Menyusun dan membuat laporan/mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan dalam perpustakaan SMK Islam Ruhama

2.        Staff Perpustakaan

a.         Membantu kepala perpustakaan untuk melayani peminjaman buku

b.         Memasukkan/input data anggota, buku baru dan transaksi peminjaman buku

c.         Mewakili untuk menggantikan tugas dan tanggung jawab Kepala Perpustakaan saat berhalangan hadir atau tidak ada di tempat

BAB III Analisa Sistem

3.1   Tinjauan  Organisasi

            3.1.1  Sejarah Organisasi

Yayasan Prof. DR. Zakiah Daradjat sebelumnya bernama Yayasan Pendidikan Islam Ruhama. Kata ”Ruhama” diambil dari ayat suci Al Qur’an Surat Al-Fath ayat 29 yang potongan ayatnya berbunyi ....ruhama’u baynahum....yang mempunyai makna kasih sayang diantara mereka, Seluruh jenjang pendidikan yang berada di bawah naungan yayasan ini mulai Taman Kanak-kanak, Sekolah Dasar, Sekolah Menengah Pertama, hingga Sekolah Menengah Kejuruan  diberi nama ”Ruhama” . Kemudian dengan pertimbangan untuk mengabadikan nama pendiri dan sekaligus pewakaf yaitu Ibu Prof. DR. Hj. Zakiah Daradjat, MA. maka pada tanggal 8 Pebruari 2006 dengan akta notaris Ny. Yetty Taher Nomor 06 Tahun 2006 nama yayasan diubah menjadi Yayasan Prof. DR. Zakiah Daradjat, sedangkan nama sekolah-sekolah yang berada di bawah naungannya tetap masih menggunakan nama Ruhama. SMK Islam Ruhama  berdiri pada tahun 1999 di bawah naungan Yayasan Prof. DR. Zakiah Daradjat (yayasan ini sebelumnya bernama Yayasan Pendidikan Islam Ruhama) yang diketuai langsung oleh Ibu Hj. Prof. DR. Zakiah Daradjat, MA. Guru Besar Universitas Islam Negeri Jakarta.

Pertimbangan dibukanya SMK Islam Ruhama oleh Ibu Prof. DR. Hj. Zakiah Daradjat, MA. adalah untuk memberikan pelayanan bidang pendidikan kepada masyarakat sekitar dengan biaya yang terjangkau di semua lapisan masyarakat. Disamping itu dengan didirikannya SMK Islam Ruhama diharapkan para lulusan SMP Islam Ruhama yang telah berdiri lebih dahulu dapat melanjutkan pendidikan yang selaras pada  jenjang yang lebih tinggi.

SMK Islam Ruhama sejak berdiri pada tahun pada tahun 1999  dipimpin oleh Bapak H. Mudjitaba Muchdar, BA. sebagai kepala sekolah, beliau adalah seorang tokoh masyarakat Cireundeu yang sangat peduli dengan dunia pendidikan khususnya pendidikan yang religius. Namun pada tahun 2005 tepatnya pada bulan Juli 2005 menjelang tahun pelajaran 2005/2006 beliau mengundurkan diri karena faktor kesehatannya yang menurun, dan kepemimpinan SMK Islam Ruhama dilanjutkan oleh Sdr. Irwan Taka, SE. hingga saat ini.

Definisi Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organsasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok nangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.

a.         Blok Masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input di sini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b.        Blok Model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c.         Blok Keluaran (output block)

 Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d.        Blok Teknologi (technology block)

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input,menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama yaitu Teknisi (brainwere), perangkat lunak (softwere) dan perangkat keras (hardwere).

e.         Blok Basis Data (database block)

Basis data (datbase) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Mangement System).

f.          Blok Kendali (control block)

Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan pada sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur maka kesalahan-kesalahan dapat dengan cepat diatasi.

Selain komponen sistem informasi yang sudah dijelaskan, maka di bawah ini akan dijelaskan tentang tipe sistem informasi. Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa di dapatkan dari informasi eksternal dan informasi internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi yang berupa hasil pengolahan data elektronik (PDE) atau non-PDE. Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam sistem akan tetapi kenyataannya tidaklah mungkin suatu sistem yang kompleks dapat melibatkan elemen non-komputerdan elemen komputer.

Tipe sistem informasi adalah sebagai berikut :

a.       Sistem Informasi Akuntansi

b.      Sistem Informasi Pemasaran

c.       Sistem Informasi Manajemen Persediaan

d.      Sistem Informasi Personalia

e.       Sistem Informasi Distribusi

f.       Sistem Informasi Pembelian

g.      Sistem Informasi Kekayaan

h.      Sistem Informasi Analsis Kredit

i.        Sistem Informasi Penelitian & Pengembangan

j.        Sistem Informasi Teknik

Informasi Berdasarkan Sasaran

Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kepada seseorang atau sekelompok orang, baik yang terdapat di dalam organisasi maupun di luar organisasi.

a.        Informasi individual

Informasi individual (individual information) ialah informasi yang ditujukan kepada sesorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan ( policy maker) dan pengambil keputusan (decision maker), atau kepada sesorang yang diharapkan dari padanya tanggapan atas informasi yang diperolehnya. Informasi jenis ini disampaikan secara tatap muka (face-to-face), melalui telpon atau dengan perantara surat, tergantung dari macam informasi yang disampaikan dan tergantung dari waktu yang diperlukan untuk memperoleh tanggapan.

b.        Informasi komunitas

Yang dimaksud informasi komunitas (community information) adalah informasi yang ditujukan kepada khalayak diluar organisasi, suatu kelompok tertentu dimasyarakat. Informasi komunitas yang disampaikan pabrik rokok hanya ditujukan kepada sekelompok ornag yang suka merokok. Informasi komunitas yang disebarkan PLN mengenai kenaikan tarif listrik ditujukan hanya kepada para pelanggannya. Demikian pula informasi tentang pemulihan iuran televisi, tidak seluruh masyarakat.

Informasi Berdasarkan Dimensi Waktu

Informasi berdasarkan dimensi waktu ini diklasifikasikan menjadi 2 (dua) macam yaitu :

a.        Informasi Masa Lalu

Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa lampau yang meskipun amat jarang dipergunakan, namun dalam data storage perlu disusun secara rapih dan teratur. Pengaturannya harus sedemikian rupa sehingga dapat disajikan dengan cepat dan lengkap apabila diperlukan. Di negara-negara maju, informasi mengenai peristiwa masa lalu banyak yang disimpan dalam bentuk mikro film sehingga tidak memerlukan tempat dan ruang yang banyak, sedang memperolehnya amat mudah.

b.        Informasi Masa Kini

Informasi masa kini adalah informasi mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi sekarang (current events). Berkat teknologi maju dan canggih dalam bentuk komputer, pengelolaan informasi jenis ini dapat dilakukan relatif cepat. Meskipun demikian di dalam manajemen, informasi masa kini tidak selalu hasil proses komputer. Produk teknologi mutakhir itu hanya dipergunakan untuk informasi-informasi tertentu saja. Tidak jarang informasi diperoleh seorang manajer secara lisan dan tidak formal namun mengandung nilai yang sangat penting untuk mengambil suatu keputusan.